クリニックにおける予約システムの比較
クリニック開業にあたり、予約システムの導入を検討されている先生も多いのではないでしょうか。
近年、患者様が時間と場所を問わず、簡単に予約できるシステムが主流となっています。
ここでは、これから開業される先生に向けて、予約システムの比較から導入時の注意点などについて説明してまいります。
予約システムの比較
一口に「予約システム」といっても、以下の通り種類はさまざまです。
クリニックのコンセプトや診療科目、受診する患者様層などを考慮したうえで、ご自身のクリニックに最適な予約システムを見極める必要があります。
順番待ちシステム
名称通り、来院前に順番受付を行う予約システムです。
順番受付を行った後は、患者様ご自身のスマホで現在の待ち人数を把握することが可能となっています。
また、システムによっては、順番が近づいたタイミングで患者様にメールで通知できるものもあります。
一方で、時間が区切られていないため、待ち時間を把握することが難しいというデメリットがあります。
「あとどのくらい待つのかがわからない」という点が患者様にとってストレスとなることもあるでしょう。
時間指定予約システム
患者様が決めた時間に予約を入れるシステムです。
時間指定予約システムでは、何時何分というところまで細かく予約を設定することが可能となっています。
診療時間があらかじめ決まっているため、患者様の待ち時間が少なく、ストレスなく受診することがメリットとして挙げられます。
ただし、時間がずれてしまうと院内で待たなければならず、クレームにつながりやすいといった側面もあります。
時間帯予約システム
こちらは、先ほど説明した順番待ち予約と時間指定予約を組み合わせた予約体系となっています。
時間帯予約システムでは、30分などの予約枠に対し、複数人の患者様が予約を入れることが可能です。
そのなかから、来院順に診察を行います。
時間指定予約システムと比べて、時間の融通が利く点はメリットとして挙げられます。
患者様のなかには、時間指定予約システムと混同し、待ち時間があることへの不満につながるケースもありますので、注意が必要です。
このような場合、予約時間は来院の目安時間となること、診察状況によっては、診察開始までお待ちいただくことがあることを事前にお伝えすることで、患者様からのクレーム防止につながります。
予約システム導入のメリット
予約システム導入によって、受付スタッフの負担を軽減することができるでしょう。
患者様ご自身で予約を行うため、受付スタッフが予約業務に割く時間を削減することができます。
また、患者様にとっても、時間と場所を問わず、簡単に予約が可能な点はメリットとして挙げられます。
予約システム導入のデメリット
一方で、以下のようなデメリットも挙げられます。
費用の発生
ほとんどの場合、予約システムの利用により、初期費用と利用料金が発生します。
もちろん会社によって費用は異なってきますが、予約システムに求める機能によっても費用が変わってきます。
したがって、予約システム導入によって、何を解決したいのか、導入の目的をあらかじめ決めておくと良いでしょう。
また、契約期間によって月額料金が変更となることもありますので、契約期間についても確認しておくことをおすすめいたします。
予約のハードルが高くなる場合がある
インターネット利用に不慣れな高齢者にとっては、かえって予約が取りにくいということもあります。
このような場合は、電話予約と並行して運用する、スタッフが予約のフォローをするなどの対策を考える必要があります。
予約システム導入前に確認すべき点
まずは、ご自身のクリニックに予約システムの導入が必要か見極める必要があります。
先ほどもお伝えしたように、高齢者が比較的多いクリニックでは、システムの導入によって受診に抵抗感が生まれてしまうこと、受付スタッフの手間が増えてしまうことも考えられます。
クリニックのコンセプトや患者様層などを見極め、検討していくことが大切です。
最後に
ここまで、予約システムの比較から導入にあたっての注意点などについて説明してまいりました。
予約システムの導入にあたっても、クリニックのコンセプトは大きく関わってきます。
「このようなコンセプトで開業したいけど不安」などのお悩みがございましたら、ぜひ一度弊社の無料相談をご利用ください。
その他、不明点や疑問点がございましたら、コンサルタントがお答えさせていただきます。