電子帳簿保存法改正
医院・クリニックへの影響と必要な対応
2022年より改正電子帳簿保存法が施行されました。
電子帳簿保存法の対象は所得税の納税義務のある個人事業主でありますので、クリニックを開業された先生も対応が必要です。
しかし実際のところ、どんな対応をいつまでにしなければいけないのか、ハッキリとご存知でない先生も多くいらっしゃるかと思います。
こちらでは改正によるクリニックへの影響や実際にどんな対応が求められるのかをご説明いたします。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認める法律です。
各税法において帳簿書類は原則として紙での保存が義務付けられていました。
しかし電子化、DX化の流れを汲み、電子帳簿保存法ではそれらの帳簿書類を一定要件を満たせば電子データで保存することを可能としています。
また電子データで授受した取引情報の保存義務についても定めています。
電子保存の3つのパターン
電子帳簿保存
こちらは電子データで作成した帳簿・書類をそのまま電子データで保存することです。
システムで打ち出した貸借対照表や損益計算書が該当します。
スキャナ保存
スキャナ保存は紙の書類をスキャナで読み取ったり、スマホで写真を撮るなどして保存することです。取引先から紙で受け取った領収書や請求書などが該当します。
電子取引
電子データでやりとりした請求書などの取引関連書類が該当します。電子取引は必ず電子データとしての保存が求められているので注意しましょう。
電子取引における電子データ保存義務
クリニックにとって重要な対応としては、上記における電子取引における電子保存です。
インターネット上だけでやりとりし、データのみがその取引の書類となっているものを、しっかりと保存する必要があります。
例えばAmazonで備品購入をされた場合、インターネットにてAmazonからその請求書や領収書をダウンロードし、保管しなくてはいけません。
その他、キャッシュレス決済やクレジットカード利用の明細書も郵送されずにインターネットからダウンロードするようになっている場合もあるので、ご自身でダウンロードし保管しなくてはなりません。
電子取引におけるデータ保存も、単純にそのまま持っていればよいわけではありません。
主な保存要件として下記のような事項があげられています。
電子取引の主な保存要件
- 「日付」「金額」「取引先」を指定して検索できるようにする（年間課税売上高が5,000万円以下で、タイムスタンプなどが付与され、ダウンロードの求めに応じられるようになっていれば満たす必要なし。「出力書類を日付・取引先を整理して保存」の条件も満たせば、売上高にかかわらず不要）
- 税務職員の求めに応じてデータをダウンロードできるようにしておく
- すみやかにタイムスタンプを付与する、または事務処理要件を定めて運用する
2023年12月まで猶予がありますが、余裕をもって対応しましょう
2022年に改正された電子帳簿保存法ですが、現在2023年12月末まで猶予期間が設けられています。
まずは先生ご自身がどのような形式で書類を保存しているのかを把握しましょう。
紙とデータどちらなのか、データであればどんな形式か。
そのうえでクリニックにおける電子取引を確認し、保存方法や保存場所、クリニック内での業務フローを決めておきましょう。
